Ante el contexto mundial de inflación con pronósticos pesimistas para 2023, de acuerdo con el Banco Mundial, las compañías de todos los sectores deberán adaptar sus esquemas de trabajo y planes económicos si quieren sobrevivir. Por ello, las estrategias enfocadas en reducir costos jugarán un papel crucial en el futuro de las organizaciones.

Cuando se trata de generar ahorros, muchos líderes suelen encontrar la solución en hacer recortes en su plantilla laboral o en los salarios de los colaboradores, sin embargo, pocos ven a la tecnología como un factor clave para cumplir los objetivos de negocio.

En muchas empresas, la falta de adopción de herramientas digitales se debe a una cultura arraigada al uso de papel, por lo que hacer la transición hacia la digitalización resulta un reto enorme. Ahí es donde las áreas de Recursos Humanos adquieren relevancia, al convertirse en un pilar estratégico que dé paso a nuevos modelos de organización, gestión, colaboración e innovación.

La transformación digital impulsa una mayor productividad

Para lograr una verdadera transformación digital en los negocios, resulta indispensable que los expertos en talento humano se liberen de tareas manuales y repetitivas para incrementar la productividad y rendimiento de sus equipos; una de las herramientas que agilizan y facilitan el día a día de estas áreas es la de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM).

De acuerdo con DocuSign, líder mundial en firma electrónica y gestión de documentos en la nube, este tipo de plataforma reduce el trabajo manual (43%), facilita la ubicación de documentos archivados (41%), facilita la creación de contratos (40%) y aumenta su precisión (39%). En todos los casos, se tratan de beneficios que impactan directamente las actividades de los profesionales de capital humano y reducen gastos de forma indirecta.

Los documentos en papel no solo son difíciles de rastrear y encontrar, sino que también lleva mucho tiempo imprimirlos, prepararlos manualmente y compartirlos entre los candidatos, el equipo legal y financiero, por mencionar algunos. Asimismo, reduce el tiempo que pueden dedicar los líderes en recursos humanos a tareas de valor pues según un estudio elaborado por HR Daily Advisor, más del 25% dedican entre el 25% y el 50% a la gestión de procesos en los que se incluyen documentos.

Automatizar procesos y eliminar la burocracia en labores administrativas, por ejemplo, al contratar nuevos empleados o aprobar solicitudes de vacaciones, les permite a los elementos de recursos humanos enfocar ese tiempo a dar seguimiento al crecimiento de los empleados, mejorar el ambiente laboral o captar a los mejores talentos, esfuerzos que se relacionan directamente con el desempeño de los trabajadores y a su vez con el éxito económico de las compañías.

Aterrizado en números, DocuSign asegura que es posible completar hasta el 49% de los acuerdos en menos de 15 minutos, en lugar de días o semanas, como suele ser normalmente, ¿cuántas cosas no se pueden hacer con esas horas ahorradas?

Como parte de las funciones estratégicas de los equipos de RRHH, el uso de datos obtenidos del seguimiento de la contratación y las tendencias de los empleados para impulsar políticas e iniciativas es cada vez más común. De hecho, 69% de las organizaciones ahora tienen un equipo completo dedicado a la analítica de personas. La digitalización del flujo de trabajo y los procesos de esta área puede ayudar a recabar la información necesaria para aumentar la eficiencia en la contratación e incorporación.

Ahorros directos que cuidan el medio ambiente

Además de optimizar tiempos y hacer mucho más sencillo el trabajo de los empleados, el uso de tecnologías como el CLM en Recursos Humanos se traduce en una reducción directa de insumos, es decir, no solo se puede cerrar tratos de forma más rápida, sino que con menos dinero. Llevar la gestión de contratos al entorno digital es dejar atrás el uso de papel, tinta, impresoras y servicios de mensajería.

Si bien las compañías priorizan su rentabilidad operativa debido a la crisis económica, hay otra crisis que no pueden olvidar y en la que la tecnología también ofrece ventajas: la crisis ambiental. Cada vez más, las personas se sienten interesadas por trabajar en empresas comprometidas con el medio ambiente. Prueba de ello son los datos del reporte Workforce Hopes & Fears 2022 de la consultora PWC, en este reveló que el 74% de los colaboradores desea que las organizaciones sean transparentes sobre su impacto medioambiental.

En este sentido, de acuerdo con DocuSign, al usar su plataforma, sus clientes en conjunto han ahorrado más de 7 millones de árboles y más de 26 mil millones de litros de agua, así como producido 176 millones de kilogramos menos de basura. Es más fácil que los empleados sientan que su empresa está comprometida en la lucha contra el cambio climático cuando hay datos que lo respaldan.

Así como hace 3 años, la tecnología ayudó a las empresas a hacer frente a los desafíos que la pandemia trajo consigo y que obligaron el trabajo a distancia, hoy las herramientas digitales tienen la capacidad de impulsar a los negocios optimizando sus gastos y tiempos sin dañar al medio ambiente. Utilizarlas en los departamentos de recursos humanos es esencial para que las compañías sean resilientes y puedan afrontar los nuevos retos que se avecinan.